Nutzungsbedingungen

Romy wird angeboten von der Romy GmbH, Hohenzollernstraße 41, 80801 München, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 316211 („Romy“, „wir“).

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Romy über das Romy-Portal (login.getromy.com), die Microsoft-Teams-App „Romy“, die Romy-App auf Endgeräten und die Microsoft-Entra-Anwendungen von Romy (zusammen „der Dienst“).

Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen („Kunde“). Ist mit dem Kunden ein Einzelvertrag geschlossen, gehen dessen Regelungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag diesen Bedingungen vor. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen ausdrücklich zustimmen.

Romy beobachtet die Microsoft-Umgebung des Kunden (insbesondere Microsoft Entra ID und Microsoft Intune), bewertet den Zustand und schlägt begründet Maßnahmen vor.

Handeln kann Romy nur dort, wo der Kunde ausdrücklich einen eng gefassten Schreibzugriff erteilt hat, und nur nach Bestätigung durch einen dazu berechtigten Menschen. Für Kunden, die das verlangen, führt Romy Geräteaktionen ausschließlich als ein vom Kunden eingerichtetes Dienstkonto aus; welche Aktionen auf welchen Geräten möglich sind, bestimmt der Kunde über die Rollen und Gerätegruppen in seiner Microsoft-Umgebung.

Vorschläge und Bewertungen von Romy beruhen auf den Daten, die der Kunde zugänglich gemacht hat. Ein bestimmter Erfolg einer Maßnahme ist nicht geschuldet, soweit nicht ausdrücklich vereinbart. Einzelne Funktionen können als Pilot oder Vorschau gekennzeichnet sein; sie werden ohne zugesicherte Verfügbarkeit bereitgestellt und können geändert oder eingestellt werden.

Den Zugriff von Romy auf seine Microsoft-Umgebung erteilt der Kunde selbst, durch Zustimmung eines berechtigten Administrators zu den Anwendungen von Romy. Der Kunde kann diese Zustimmungen jederzeit in Microsoft Entra ID widerrufen und von Romy genutzte Dienstkonten deaktivieren; ab dann kann Romy die betroffenen Daten nicht mehr lesen und keine Aktionen mehr ausführen.

Der Kunde sorgt dafür, dass nur befugte Personen Zustimmungen erteilen, Aktionen bestätigen und auf das Portal zugreifen, und dass Zugangsdaten und Dienstkonten angemessen geschützt sind (insbesondere durch Mehrfaktor-Authentifizierung).

Der Kunde nutzt den Dienst nur im Rahmen der geltenden Gesetze und seiner Lizenzen bei Microsoft. Er ist dafür verantwortlich, dass er die Daten, die Romy verarbeitet, verarbeiten lassen darf, und dass betroffene Beschäftigte, soweit erforderlich, informiert sind.

Der Kunde unterlässt Eingriffe, die den Betrieb oder die Sicherheit des Dienstes beeinträchtigen, und meldet uns Sicherheitsvorfälle oder Missbrauch, von denen er Kenntnis erlangt, unverzüglich an info@getromy.com.

Soweit Romy personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden in Microsoft Azure in der Region Germany West Central (Frankfurt am Main) verarbeitet. Einzelheiten nennen der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Datenschutzhinweise unter www.getromy.com/datenschutz.

Wir bemühen uns um einen möglichst unterbrechungsfreien Betrieb. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie im Einzelvertrag vereinbart ist. Wartungsarbeiten führen wir nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch. Der Dienst hängt von Diensten Dritter ab, insbesondere von Microsoft; für deren Ausfälle sind wir nicht verantwortlich.

Der Kunde erhält für die Dauer der Nutzung ein einfaches, nicht übertragbares Recht, den Dienst für eigene Zwecke zu nutzen. Alle Rechte an Romy, an der Software und an den Inhalten des Dienstes verbleiben bei der Romy GmbH. Die Daten des Kunden bleiben seine Daten.

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

Für unentgeltlich bereitgestellte Pilot- und Vorschaufunktionen haften wir nur für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und arglistig verschwiegene Mängel.

Wir können diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies für den Kunden zumutbar ist. Über wesentliche Änderungen informieren wir den Kunden mindestens vier Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform; widerspricht er nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung hin.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Dienst ist München, soweit gesetzlich zulässig.

Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieser Bedingungen; die englische Fassung dient der Information.